Hoe wij een compleet klantportaal bouwden voor belastingadviseurs

Een groeiend belastingadvieskantoor in Nederland stond voor een probleem dat veel adviseurs herkennen: het hele proces — van eerste klantcontact tot ingediende aangifte — liep via e-mail, papieren formulieren en losse Excel-bestanden. Documenten raakten kwijt, klanten belden voor statusupdates, en facturen werden laat verstuurd.

Ze zochten één platform dat het volledige werkproces digitaliseert, veilig genoeg is voor BSN-gegevens, en zo eenvoudig is dat hun klanten het zelf kunnen gebruiken.

Onze oplossing: BAS Portaal

Wij bouwden een full-stack platform met drie interfaces: een Advisor Dashboard (Next.js webapplicatie) voor adviseurs en beheerders, een Klantportaal waar klanten documenten uploaden en facturen betalen, en een Mobiele app (React Native/Expo) voor toegang onderweg.

Lead-to-client pipeline

Wanneer een potentiële klant het contactformulier invult, komt dit direct als lead in het systeem. De adviseur kan de lead toewijzen, contact opnemen via e-mailsjablonen, en met één klik omzetten naar een volwaardige klant — inclusief automatisch aanmaken van het klantprofiel.

Digitaal dossierproces

Elk belastingjaar krijgt een eigen dossier met een helder 5-stappenplan dat de klant door het portaal leidt:

• Portaal toegang — account aanmaken via uitnodiging
• Identiteitsbewijs uploaden — veilig via het portaal
• VIA-machtiging — formulier uploaden voor Belastingdienst
• Aangifte voorbereiden — de adviseur doet zijn werk
• Controleren en akkoord — klant geeft digitaal akkoord

BSN-versleuteling en AVG-compliance

Omdat we met Burgerservicenummers werken, is beveiliging geen afterthought. BSN wordt versleuteld opgeslagen (AES-encryptie) met een HMAC-SHA256 hash voor lookups. BSN is gemaskeerd in API-responses. Volledige AVG-compliance: data-export (Art. 20) en anonimisering (Art. 17). Tweefactor-authenticatie voor medewerkers.

Facturatie met iDEAL

• Automatische factuurnummering (INV-2025-0001)
• Nederlandse BTW-tarieven (0%, 9%, 21%)
• Professionele PDF-facturen
• Mollie iDEAL-integratie — klanten betalen direct online
• Automatische herinneringen bij te late betaling
• Klanten bekijken facturen via een beveiligde link (geen login nodig)

Rolgebaseerde toegangscontrole

Het systeem kent drie rollen met strikte permissies: Beheerder (volledige toegang), Adviseur (ziet alleen eigen klanten en dossiers), en Klant (ziet alleen eigen gegevens). Dit gaat tot op objectniveau: een adviseur kan niet bij bestanden van een dossier dat aan een collega is toegewezen.

Het resultaat

• 80% minder e-mails over documentenstatus
• Snellere doorlooptijd door het digitale akkoorproces
• Directe betalingen via iDEAL in plaats van wekenlange herinneringen
• Minder fouten door gestructureerde documentuploads
• Tevreden klanten die 24/7 hun status kunnen checken

Wij bouwen vergelijkbare portalen voor andere advieskantoren en financiële dienstverleners. Het platform is modulair opgebouwd en kan worden aangepast aan uw werkproces. Neem contact op voor een demo of vrijblijvend gesprek.